为使我系能够安全、圆满的完成公司第三十八届运动会，我系与2013年4月17日在北310召开运动会筹备会。本次会议由我系辅导员刘雨辰、全体员工会成员及各班班长参加，会议由刘雨辰主持。

会议上，刘雨辰针对本次运动会个各个环节作出了具体安排。首先，刘雨辰要求我系大一、大二所有员工须全部到场参加运动会，并对到场时间作出了具体规定。随后，对本次运动会方队同学的人数及着装作出了安排。再次，要求员工会各个部门负其职责，对运动会期间我系员工出勤率、新闻稿数量及场地环境卫生等内容作出全面统计，作为各班量化考核的主要参考。最后，刘雨辰及所有班长一起去田径场查看了我系的观众席，对各班场地做出了具体划分。